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电子元件采购基础知识下

日期:2018-12-26 人气:1164

采购人员需具备的能力

才能方面

(一)成本意识与价值分析能力

采购支出系构成销货成本的主要部分,因此采购人员必须具有成本意识,精打细算, 锱铢必争,不可“大而化之”。其次,必须具有“成本效益”观念,所谓“一分钱一分货”,不可花冤枉钱,买品质太好或不堪使用之物品。随时将投入“成本”与产出(使用状况——时效、损耗率、维修次数等)加以比较。此外,对报价单的内容,应有分析的技巧,不可以“总价”比较,必须在相同的基础上,逐项(包括原料、人工、税费、税金、利润、交货时间、付款条件等)加以剖析评断。

(二)预测能力

在动态经济环境下,物品的采购价格与供应数量经常调整变动。采购人员应能依据各种产销资料,判断货源是否充裕;与供应商的接触,从其“惜售”的态度,亦能揣摩物品可能供应日绌;从物品原料价格的涨跌,亦能推断采购成本将受影响的幅度有多少。总之,采购人员必扩充视闻,具备“察言观色”的能力,对物品将来供应的趋势能预谋对策。

(三)表达能力

采购人员无论是用语言或文字与供应商沟通,必须能正确、清晰表达所欲采购的各种条件,例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等,避免语意含混,滋生误解。特别是忙碌的采购工作,必须使采购人员具备“长话短说,意简言赅”的表达能力,以免浪费时间。“说之以理,动之以情”来争取优惠的采购条件,更是采购人员必须锻炼的表达技巧。

(四)专业知识

采购人员对其经办的产品,若能了解原料来源、组合过程、基本功能、品质、用途、成本等,将有助与供应商的沟通,并避免“敌暗我明”吃亏上当。有了专业知识,更能主动开发新来源或替代品,有助于降低采购成本。

品德方面

(一)临财不苟得

采购人员所处理的“订购单”与“钞票”并无太大差异,因此难免被“惟利是图”的供应商所包围。无论是威迫(透过人际关系)或利诱(回扣或红包),采购人员必须维持“平常心”、“不动心”,否则以牺牲公司权益,图利他人或自己,终将误人误己。“重利忘义”之徒,实难胜任采购职责。

(二)敬业精神

“缺货或断料”实为采购人员最大之耻辱。固然造成料品短缺之原因甚多,若采购人员不能抱持“舍我其谁”的态度,负责调度所需之货品或物料,则公司之损失,必将可观。

(三)虚心与耐心

采购人员虽然较占上风,但对供应商之态度,必须公平互惠,甚至不耻下问,虚心求教,不可趾高气扬,傲慢无礼。与供应商谈判或议价的过程,可能相当艰辛与复杂,采购人员更需有忍耐、等待的修养,才能“欲擒故纵”,气定神闲进行工作。居于劣势时,亦能忍让求全,不愠不火,克尽事功。

买方的“付款条件”

有关付款条件,虽然买卖双方都有各自的公司政策,买方希望付款时间愈晚愈好。相反,卖方当然是认为愈早愈好。买方有义务让卖方了解其公司内部的标准付款条件(在采购模具时,通常有“阶段性付款”的方式,如订金30%,第一次试模30%,验收40%),卖方也可在报价时提出其不同的要求,最后的付款条件则需买卖双方经协议后所确定。在情况处于买方市场时,在竞争性市场中供给超过需求,商业的经济力量倾向于导致价格接近于采购的预估价值,买方通常能以较优的付款条件来要求卖方配合,如“记帐方式(O/A)”,T/T60天甚至90天。但处于卖方市场,因为需求超过供给甚多,情况则恰好相反。卖方一般会选择较短的付款期来要求买方,如选择“货到付现(Cash on Delivery, C.O.D. )”或“预付货款(T/T in advance)”。

另外,对于付款条件尚需要明确注明其时间计算的“付款起算日”,在国际贸易中通常国内供应商一般是以出货日(Shipping Date)、发票日期(Invoice Date)或装船日(On Board Date)来起算付款到期的时间。这时如果国外买主的认定为抵达日(Arrival Date) 甚或到厂日(Receiving Date) 为起算日,中间就有可能相差一个月的时间,买卖双方均不可不慎。

询价项目的“交期”要求

交期的要求包括买方对采购产品需要的时间,以及卖方需要多少时间来准备样品、第一批小量生产,及正常时间下单生产所需要的时间。供应商虽然可依买方的要求来配合,不过交期的长短关系着采购产品的价格,买方应视实际需要来提出要求,而非一味的追求及时供货( Just in Time, JIT )。

询价项目的“包装”要求

包装方式在供应商估算价格时占有很大的一个比重,除了形状特殊或体积庞大的客户订制品外,供应商对于包装都有其使用的标准纸盒、纸箱以及栈板等包装材料。

“运送地点”与“交货方式”

运送地点的国家、城市、地址及联络电话与传真都必须要清楚的告诉供应商。国内买卖的交货方式常以铁路、公路为主,国际采购中的运送地点与交货方式则决定了价格的计算。如果要求卖方来以CIF报价,无论海运或空运,运输费与保险费当然由卖方来负担。随运送距离的远近会有不同的计费方式,除非买方指定空运,供应商通常以海运为基础报价,因为海运是最经济的一种交货方式。

验货

到货后要马上进行验货,先查看型号再清点数量。只要购买的品种不是很多的话,一般不会有错。之后进行抽检,对重要参数进行测试,如有错误要立即通知对方处理。